効果を上げるDM発送術

信書に該当するDMとは?

DM (ダイレクトメール)は内容によっては、メール便では送れない信書に該当する場合があります。信書とはどういうものなのか、信書に該当するDMにはどのようなものがあるのかご紹介します。

信書とはどんなもの?

信書をメール便で送ると、法律違反と見なされ、配送業者だけでなく依頼者も処罰の対象となります。実際に書類送検や警察による事情聴取が行われたケースが8件確認されています。 こうした事態を防ぐためにも、信書に対する知識はDMを依頼する側としても持っておきたいもの。信書の概要を見ていきましょう。

信書の定義

信書とは法律(郵便法及び信書便法)では「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と定義されています。 「特定の受取人」とは、差出人がその意思または事実の通知を受ける者として、特に定めた者。個人、法人は問いません。 「意思を表示し、又は事実を通知する」とは、差出人の思いや考えを表現し、又は現実に起こりもしくは、存在する事柄等の事実を伝えること。 「文書」とは、文字、記号、符号等、人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物のことです。(CD-ROMやUSBメモリーのような電磁的記録物は、それを見るだけでは内容がわからないため文書ではないとして、信書には該当しません。)

信書をメール便で送るとなぜ法律違反になるのか

信書は、郵便法という法律で郵便でのみ送ることができるように定められています。これは表現の自由やプライバシーの保護といった、憲法で定める基本的人権として「検閲の禁止」「信書の秘密」を保護するため。 しかし、郵政事業の公社化にともない平成15年4月1日に信書便法が施行され、総務大臣の許可を受けた信書便事業者も、信書を送ることができるようになりました。手紙やハガキなどを扱う「一般信書便」と、電報サービスなどを扱う「特定信書便」の2種類があります。 とはいえ参入の条件が厳しく、「一般信書便」は日本郵便のみで、他の民間業者の参入はありません。「特定信書便」もバイク便など限定的なサービスに留まっているのが現状です。

このDMは信書?非信書?

DMは信書に該当するものと、メール便で送れる信書に該当しない文書(非信書)にわかれます。判断の参考として、具体例をいくつか見ていきましょう。

文書自体に受取人を記載したもの

信書とみなされるDMは、文書自体に受取人が記載されているもの。〇〇様、〇〇高校卒業生の皆様など受取人を特定しているものは信書。しかし「お客様各位」は個人を特定しない慣用語として、信書には該当しません。

特定のお客様や会員に向けた催事の案内など

商品の購入などの利用関係、契約関係などの特定のお客様に差し出すことが明らかな文言が記載された文書が該当。 「弊社の〇〇という商品を購入いただきありがとうございます。…」といった礼状、会員カードのポイント通知と一緒にフェアなどの案内を送付することや、有効期限切れという事実と、その継続の案内といった契約の継続を促すものは信書に該当します。 「日ごろご利用いただきありがとうございます。」のみの場合は信書ではありません。

その他の事例

クレジットカード、キャッシュカードは非信書となっています。説明書の類も非信書。商品券、図書カードも非信書です。 しかし、免許証や表彰状、納品書、領収書、見積書などは信書。結婚式の招待状も信書です。 また、履歴書も会社に応募者が送る場合は信書になりますが、会社側が応募者に返却する場合は非信書になります。

DM のご相談はプロに

発送する文書が信書に該当するかどうか、現在でも追加事例が増えているような状況。判断がつかなかったり、迷ったときは配送のプロである配送業者、配送代行業者に相談するのがおすすめです。 ジブリックでは、お客様の満足を第一に考えたDM発送代行のサービスを提供し、出庫証明伝票の発行など最後まで誠意を持って対応いたします。プライバシーマーク取得企業ですので、お客様の大切な個人情報も安心してお預けください。

著者: ジブリック

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