目的とターゲットを組み合わせて設計する

目的とターゲットがそろったら、DMの発送準備はぐっと前進します。まず目的が「ブランド認知」で、ターゲットが「30代女性・都心在住・美容意識高め」なら、デザインや文面をその方向に合わせます。

逆に目的が「休眠顧客の再活性化」で、ターゲットが「1年以上購入していない顧客」なら「お久しぶりです」「再びご案内します」といったトーンが適しています。

こうして目的とターゲットを組み合わせて構築すれば、数あるDMの中から受け取り手が「自分あてだ」と感じる確率も上がり、反応が出やすくなります。

工程ごとのチェックポイント

次に、どの工程にどれだけの日数が必要なのかを明確にします。

第一に、デザイン・印刷を含む製作期間です。ハガキや簡易な封書なら比較的短期間で済みますが、ページ数が多かったり仕様が複雑だったりすると長くかかるとされます。また印刷部数が多いとそれだけ印刷時間もかかります。

第二に、作業日数です。宛名データの校正、封入物の確認、発送業者への引き渡しからどれくらいで発送が可能なのかを把握する必要があります。封入順や封入物の向きを指定する場合は余裕を持った期間を設けた方が安全です。

第三に、配達日数です。郵便・メール便などを用いたDMでは、発送日から届け先までの日数を把握してスケジュールに含める必要があります。とくに土曜・日曜・祝日の影響や地域による配達遅延の可能性も考慮します。

スムーズな進行のための留意点

最後に、スケジュールを守るために余裕を持った設計と関係者間の日程の共有がポイントです。たとえば、発送代行業者に「◯月◯日までに入稿」「宛名データ提出」など明確な締切を共有しておきます。もし入稿が遅れた場合は、他の工程が後ろ倒しになるリスクがあります。

また、送付部数の確定や予備部数の設定も忘れずに行います。部数が確定していないままでは印刷・発送準備が遅れがちです。さらに、到着希望日を過ぎてしまった場合は別日程での配布も検討する必要があります。

こうした流れを押さえておけば、DM発送依頼を初めて行う担当者でもスケジュール通りに進めやすくなり、安心して依頼できる体制を整えられます。

校正と承認の合意を得る

次に、印刷前・封入前に校正と承認のフローを設定します。

文案・デザイン・同封物・封入順序などを確認して社内で承認を得ておくことがスムーズな進行のコツです。進行途中で修正が発生するとスケジュールが遅延するリスクが高まります。「封入順を逆にしたら届いた際の印象が変わる」「同封物に誤りがあったため訂正封入したら配送開始が遅れた」という事例もありますので、担当者以外にもチェック者を設定し漏れを防ぎましょう。

トラッキングと予備部数の準備

最後に、発送後の進捗管理と予備部数の確保がスムーズな運用を支えます。

発送作業が始まったら進捗レポートを定期的に受け取りましょう。何件封入済み、何件発送済みという数値で状況を把握することで、万一仕様変更・リスト追加・差戻し対応が必要な際でも即時対応できます。また、資材にある程度の予備を持たせておくと不達分や返品が出た際に追加手配が可能です。

Q1．ダイレクトメールを発送する際、まず何を明確にすべきですか？

A．まずは、発送の目的とターゲットを明確にすることが大切です。目的が定まっていないと、内容や送付タイミングが曖昧になり、効果を得にくくなります。

Q2．ダイレクトメール発送を依頼するときのスケジュールは、どのように立てれば良いですか？

A．到着希望日を起点に逆算してスケジュールを立てるのが基本です。印刷・封入・発送準備・配達までの工程を洗い出し、それぞれの所要日数を把握しておきます。

Q3．ダイレクトメールの発送を依頼する際、スムーズに進めるコツはありますか？

A．宛名データや封入物の仕様を事前に整理し、誤りや漏れを防ぐことが基本です。さらに、社内で校正・承認の流れを明確にし、関係者間でスケジュールを共有すると進行トラブルを防げます。